Spar tid og penge ved at samle dine kontorindkøb i én ordre

Annonce – sponsoreret indhold.

Hvis du vil spare tid og penge på kontorindkøb, er den mest effektive løsning at holde op med nødkøb og i stedet samle alt, hvad hjemmekontoret skal bruge, i én planlagt ordre. Du undgår dermed flere forsendelser, ekstra ture til butikken og den klassiske situation, hvor printeren står og venter, fordi papiret er sluppet op fredag eftermiddag. Her får du en konkret metode: hvorfor spredte indkøb bliver dyre, hvordan du laver en fast indkøbsliste, og hvad der typisk løber tør først.

Kontorindkøb i én ordre: princippet bag det

Princippet er enkelt: Du behandler kontorforbrugsstoffer som en fast udgiftskategori, ikke som tilfældige småindkøb. Hjemme køber vi dagligvarer efter en liste og ikke én vare ad gangen. Det samme gælder for papir, kuglepenne og ringbind. De bruges jævnt, og du ved sjældent præcis, hvornår de slipper op. Netop derfor er de nemme at planlægge.

Første skridt er at få overblik over, hvad du faktisk har brug for. Ved at gennemse en samlet kategori af kontorartikler kan du hurtigt se, hvad hjemmekontoret mangler, inden næste ordre lægges. Det er sjovt nok ofte i kategorien, du kommer i tanker om de ting, du ikke havde skrevet ned: hulmaskinen, der er gået i stykker, kuverterne, der er brugt, eller tuschen, der er tørret ud.

Gør det til en vane at have kategoriens opdeling i baghovedet. Hos en webshop som Tonerland er den fx delt i A4 papir og kopipapir, foto- og kopipapir, ringbind og øvrige kontorartikler. Den opdeling kan du bruge som skabelon for din egen gennemgang af skuffer og hylder.

Typiske fejl ved spredte kontorindkøb

De fleste dyre vaner opstår, fordi det føles billigt i øjeblikket. Her er de fejl, der oftest koster tid og penge.

Du køber lige præcis det, der mangler nu

Når A4-papiret er sluppet op, køber du en enkelt pakke i den nærmeste butik. Du betaler ofte mere pr. pakke, og to uger senere står du samme sted igen. Nødkøb er næsten altid dyrere end planlagte køb, fordi du ikke har tid til at sammenligne priser.

Du betaler fragt flere gange

Bestiller du en mappe her og en pakke clips der, betaler du måske fragt to eller tre gange. Hos Tonerland er fragten til PostNord angivet til 49 kr. pr. ordre. Betaler du det beløb tre gange i stedet for én, har du brugt over hundrede kroner på levering alene, uden at have fået flere varer.

Du handler i dyre fysiske butikker af bekvemmelighed

Papirvarebutikken på hjørnet er praktisk, men sjældent billigst. Især basisvarer som papir, tape og ringbind fås ofte billigere online. Det gælder især, hvis du køber i større pakker.

Du overser, hvad du allerede har

Uden overblik køber du dobbelt. Mange har tre pakker Post-it i den ene skuffe og køber alligevel en fjerde, fordi de ikke kunne finde dem. En kort lagergennemgang inden bestilling forhindrer det.

Du glemmer det usynlige tidsforbrug

Tid er også en udgift. Hver gang du skal ud for at købe en enkelt ting, bruger du transport, parkering og tid i kassekøen. Det er tid, der kunne bruges på det, du egentlig sidder og arbejder med.

Sådan laver du en fast kontorindkøbsliste

En god liste behøver ikke være avanceret. Et regneark, en note i telefonen eller et stykke papir på skabslågen virker fint. Det vigtige er, at den er fast, så du ikke skal starte forfra hver gang.

1. Gå skuffer og skabe igennem. Tag alt kontorrelateret frem og sorter det i grupper: papir, opbevaring, skriveredskaber, klæbeprodukter, småtilbehør og print.
2. Skriv forbruget ned. Notér, hvor hurtigt de enkelte varer bruges. Papir og printerpatroner løber hurtigere tør end hulmaskinen.
3. Fastsæt en minimumsbeholdning. Fx “når der kun er to pakker papir tilbage, skal der bestilles”. Så bestiller du, før det er akut.
4. Vælg en fast rytme. Mange har det godt med en gennemgang hvert kvartal. Bruger du meget papir, kan det være oftere.
5. Skriv mærke og type ned. Skriv fx størrelsen på ringbind, rygbredde, papirvægt og hvilke printerpatroner der passer. Så slipper du for at gætte, når du bestiller.
6. Opdatér listen, når noget ændrer sig. Har du fået ny printer, eller er du begyndt at printe mere, skal listen følge med.

Opdel listen i faste og variable varer

De faste varer er dem, du altid skal have på lager: papir, tape, clips, kuglepenne, mapper og printerpatroner eller toner. De variable varer er sæsonbetonede eller projektrelaterede, fx fotopapir til et fotoprojekt, kuverter til en omgang breve eller ekstra ringbind i forbindelse med årsopgørelse og dokumentation.

Opdelingen gør det nemt at se, hvad der skal bestilles hver gang, og hvad der kun kommer på listen, når du har brug for det.

Eksempler på, hvad der typisk løber tør

Nogle ting forsvinder hurtigere, end man regner med. Her er de varer, der oftest ender som nødkøb.

• A4-papir: Den klassiske. Printeren melder tomt, lige når du skal bruge en udskrift. Papir fylder, så det er også en vare, hvor det kan betale sig at købe i større mængder, hvis du har plads.
• Printerpatroner og toner: Det er tit dem, der lander på nødlisten, fordi de løber tør midt i en udskrift. Skriv dit printermodelnummer på listen, så du køber de rigtige.
• Ringbind og mapper: De bruges, når papirbunken skal have orden, typisk i forbindelse med skat, forsikring, boligpapirer eller garantibeviser.
• Tape og clips: Små og billige varer, der alligevel altid mangler. Netop fordi de er billige, er det spild at betale fragt for dem alene.
• Kuglepenne, tusch og blokke: De forsvinder, tørrer ud eller bliver væk i skuffen.
• Kuverter: Mangler tit, lige når der skal sendes noget, og postkassen tømmes.
• Hulmaskine og hæftemaskine: Ikke forbrugsvarer, men de går i stykker eller forsvinder. Hæfteklammer hører derimod til de ting, du skal have mere af hele tiden.

Har du en lagerplads i skabet, kan du med fordel lade papir og de tungeste varer fylde mest i bestillingen og skære ned på varer, du bruger sjældnere.

Fordele ved at samle ordren

Når du samler dine kontorindkøb, sker der flere ting på én gang.

Du sparer på fragten

Én forsendelse i stedet for flere betyder færre fragtbetalinger. Jo flere varer du samler i samme kurv, desto mindre fylder fragten i forhold til det samlede beløb.

Du sparer tid

Du bruger tid på at bestille én gang i stedet for mange. Der er færre pakker at holde styr på, færre sporingsmails og færre tidspunkter, hvor du skal være hjemme for at modtage en pakke.

Du får bedre overblik over udgifterne

Når alle kontorindkøb ligger i én ordre, er det nemt at se, hvad du bruger på kontorartikler over et kvartal eller et år. Det er en fordel, hvis du fører budget, eller hvis du har selvstændig virksomhed fra hjemmekontoret og skal have bilag samlet. Spørg din revisor eller se Skattestyrelsens vejledninger, hvis du er i tvivl om, hvad du kan fratrække.

Du undgår dyre nødløsninger

Med en planlagt bestilling slipper du for at købe en enkelt pakke papir til overpris, fordi du står i en akut situation. Nødkøb er den dyreste måde at købe kontorartikler på.

Du køber mere bevidst

Hvis du kun bestiller et par gange om året, bliver du nødt til at tænke over, hvad du bruger. Det passer fint sammen med en tankegang om at undgå overforbrug, som du kan læse mere om i Organisering af hjemmet uden overdrevent forbrug.

Sådan lægger du den samlede ordre

Når listen er klar, handler det om at få ordren lagt på en smart måde.

1. Tjek lageret først. Gå listen igennem med skuffen åben, så du ikke bestiller noget, du har.
2. Vælg leverandør med bredt sortiment. Find en webshop, hvor du kan få papir, mapper, tape og printertilbehør i samme kurv. Tonerland nævner fx, at de også kan skaffe varer uden for det viste sortiment, hvis man kontakter dem.
3. Vurder mængderne. Papir fås i kasser med 5 pakker, og Tonerland tilbyder også større mængder helt op til paller til erhverv. Som privatperson eller lille hjemmekontor giver kassen som regel mest mening.
4. Vælg levering eller afhentning. Bor du i nærheden af leverandørens butik, kan afhentning være et alternativ. Tonerland har fx Click & Collect i Randers. Ellers er levering til døren oftest det mest praktiske.
5. Tjek leveringstid. Tonerland oplyser, at 98 % af ordrer sendes samme dag. Det er en af de oplysninger, du bør holde øje med hos enhver leverandør, så du ikke ender med at vente på papiret.
6. Læs vilkårene. Som privatkunde har du som udgangspunkt fortrydelsesret ved onlinekøb, men reglerne varierer, hvis du handler som erhvervsdrivende. Forbrugerrådet Tænk har generelle vejledninger om at handle på nettet, og du kan med fordel kigge efter e-mærket, når du vælger webshop.
7. Sæt næste gennemgang i kalenderen. Det er den lille detalje, der gør, at metoden holder: en fast påmindelse om næste lagertjek.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor ofte bør jeg bestille kontorartikler?

Det afhænger af forbruget. Mange kan nøjes med en gennemgang hvert kvartal eller to gange om året. Printer du meget, kan det være klogt at tjekke papir og patroner oftere og lade resten følge med i den samlede bestilling.

Kan det betale sig at købe papir i større mængder?

Ofte ja, hvis du har plads, og papiret bliver brugt inden for en rimelig tid. Papir kan suge fugt, så opbevar det tørt og fladt. Store mængder passer især til dig, der printer tit, og de mindre kasser er bedre, hvis du kun printer lidt.

Hvad skal jeg have på listen, hvis jeg kun har et lille hjemmekontor?

Start med de basale ting: papir, printerpatroner eller toner, kuglepenne, tape, clips, hæfteklammer, mapper eller ringbind og kuverter. Byg derefter listen ud med det, du opdager, du savner i løbet af et par måneder.

Skal jeg købe alt i samme webshop?

Ikke nødvendigvis, men det gør det nemmere at spare fragt og holde styr på ordrer. Sammenlign gerne priser på de dyreste varer, og saml resten hos den leverandør, der har det bredeste udvalg til en fornuftig pris.