7 ting du skal have styr på før firmafesten

Annonce – sponsoreret indhold.

Når du skal planlægge firmafest, er den sikreste vej en fast rækkefølge: først budget og dato, så lokale, underholdning og mad, og til sidst transport, oprydning og opfølgning. Tjeklisten her samler de syv ting, der oftest afgør, om aftenen kører glat, eller om du bruger festen på at slukke brande. Du kan følge den punkt for punkt og dele opgaverne ud undervejs.

Planlægge firmafest: start med rammerne

De to første beslutninger styrer alt andet. Tager du dem i den forkerte rækkefølge, ender du med at ringe rundt til udbydere uden at kunne give et svar på dato eller størrelse.

1. Fastlæg budget, dato og deltagerantal. Aftal med ledelsen, hvad der er afsat i alt, og om partnere er inviteret. Det er den største enkeltfaktor for pris og lokalevalg. Vælg en dato i god tid, og tjek den mod ferieperioder, skoleferier, kvartalsafslutninger og lokale arrangementer. Fredage og tiden op til jul bliver hurtigt booket hos lokaler og leverandører. Skriv budgettet op i poster (lokale, mad, drikke, underholdning, transport, ekstra) og afsæt en buffer til det uforudsete. Skattestyrelsen har regler om fradrag og beskatning ved personalearrangementer, så tjek dem eller spørg din revisor, inden du lægger det endelige budget.

2. Vælg lokale med omtanke. Spørg om kapacitet til både spisning og fri bevægelse. En sal, der kan rumme 60 ved langborde, er ofte for trang, hvis der også skal stå aktivitetsborde og bar. Tjek adgang for kørestolsbrugere, garderobe, toiletforhold, lydregler og hvornår I skal være ude. Spørg også, om lokalet har strøm nok til udstyr, og om I selv må have eksterne leverandører med. Nogle steder binder cateringaftalen jer, og det er bedre at vide, før I skriver under.

Underholdning, der får kollegerne til at blande sig

En firmafest lever af, at folk taler sammen på tværs af afdelinger. Uden en fælles aktivitet samles de fleste i de samme små grupper hele aftenen. Derfor fortjener underholdningen sit eget punkt på listen.

3. Book underholdning, der inddrager alle. Overvej, hvem der er på gæstelisten: de udadvendte, de tilbageholdende og dem, der aldrig har prøvet noget lignende. God underholdning til firmafest kræver ingen forudsætninger og giver samtaleemner hen over bordet. Et casino med roulette, blackjack, craps og poker er en nem løsning, fordi spillene er lette at gå til, og dealerne guider nybegyndere. Samtidig er der noget at kigge på og juble over, også for dem der blot står ved siden af. Hos CasinoNight klarer teamet opsætning, afvikling og nedtagning, så du ikke selv skal løfte en finger. Det gør det realistisk for en kontoransvarlig, der også har et almindeligt job ved siden af. Spørg ind til, hvor meget plads bordene fylder, hvor mange gæster der kan spille samtidig, og hvordan aftenen bedst tilrettelægges med spisning og taler. Aftal også, hvordan der spilles, så gæsterne på forhånd ved, hvad de går ind til.

Mad, drikke og gæsternes forskellige behov

Mad og drikke fylder mest på regningen og huskes længst, hvis det går galt. Her gælder det om at tænke på de mennesker, der faktisk kommer.

4. Planlæg mad og drikke ud fra aftenens forløb. Skal der serveres middag, buffet, tapas eller bare snacks? Hvis underholdningen kører samtidig, fungerer fingermad og retter, man kan spise stående, ofte bedre end en lang siddende middag. Aftal tidspunkter, så maden ikke står og tørrer ud, mens folk spiller. Husk alkoholfri alternativer, der er mere end sodavand, fx alkoholfri vin, øl og cocktails. Aftenen skal også fungere for dem, der ikke drikker. Sæt en tydelig ramme for baren, fx drikkebilletter, åben bar i et tidsrum eller fast pris, så udgifterne ikke løber løbsk.

5. Send invitationen tidligt, og spørg til allergier. Invitationen skal have dato, tidspunkt, sted, dresscode, sluttidspunkt og en tilmeldingsfrist. Bed om besked om allergier, fødevareintolerancer og kostønsker i selve tilmeldingen, så du kan give præcise oplysninger videre til cateringen. Spørg også, om nogen har brug for adgangsforhold eller anden hjælp. En påmindelse få dage før festen fanger de sidste afbud og forhindrer tomme stole.

Det praktiske: hjemtransport og dagen derpå

De sidste to punkter bliver ofte glemt, fordi de ligger uden for selve festen. Det er dem, der afgør, om aftenen ender godt.

6. Sørg for sikker transport hjem. Hvis der serveres alkohol, bør ingen køre selv. Tjek offentlig transport til og fra lokalet, især sene afgange, og overvej at arrangere fælles taxa eller bus. Fortæl det allerede i invitationen, så folk planlægger bilen derhjemme. Er festen langt fra kontoret, så lav en liste over, hvem der kan dele transport. Skal gæster overnatte, så book hotel i god tid. Ved udenbys events skal du også tjekke, hvad leverandørerne leverer til, og hvilke tidsfrister der gælder.

7. Aftal oprydning og opfølgning. Find ud af, hvem der låser op, tager imod leverandører, betaler og låser af. Spørg lokalet, om oprydning og slutrengøring er med i prisen, og om dekorationer skal fjernes samme aften. Udpeg to-tre kolleger som tovholdere, så ansvaret ikke ligger hos én person. Dagen efter kan du sende en tak til deltagerne, gennemgå regnskabet mod budgettet og notere, hvad der fungerede. Så er næste års planlægning allerede halvt klaret.

Typiske fejl, når du skal planlægge firmafest

Selv med en god tjekliste går det ofte galt de samme steder. Her er de fejl, du med fordel undgår:

• Datoen fastlægges for sent. Så er de gode lokaler og leverandører optaget, og du må tage til takke med det, der er ledigt.
• Budgettet glemmer småposter. Garderobe, service, ekstra timer, transport og drikkevarer udover det aftalte tæller også med.
• Underholdningen passer ikke til gruppen. En aktivitet, der kræver, at alle optræder eller kan noget særligt, ekskluderer nemt dem, der er mest forsigtige.
• Alle opgaver ligger hos én person. Fordel ansvar for mad, underholdning, transport og oprydning, så festarrangøren også kan nyde aftenen.
• Der tages ikke hensyn til dem, der ikke drikker. Alkoholfrie valg og et tydeligt sluttidspunkt gør festen rar for alle.
• Der mangler en tidsplan. Skriv et simpelt forløb ned, fra ankomst over mad og aktiviteter til afslutning, og del det med leverandørerne.

Brug listen som arbejdsdokument, og afkryds punkterne efterhånden. Så kan du gå til selve festen uden at tænke på, hvad der mon er glemt.